Поиск.

Расширенный поиск

Как сыграть в тендер и не проиграть

В этой статье предпринята попытка рассказать о том, что такое тендер на создание информационной системы. Статья адресована прежде всего тем, кто задумывается о создании или модификации собственной информационной системы и в качестве одного из вариантов рассматривает проведение тендера.

Прежде чем продолжить заглянем в словарь в поисках определения термина:

ТЕНДЕР -

1. письменное предложение, заявка, оферта;

2. заявление о подписке на ценные бумаги, торги;

3. извещение о намерении поставить товар по срочному контракту;

4. средство предложения облигаций или казначейских векселей на рынке;

5. приглашение поставщикам предложить товар или оборудование, отвечающие установленным требованиям;

6. конкурсная форма размещения заказа на закупку на рынке оборудования или привлечения подрядчиков для сооружения комплексных объектов и выполнения других работ, включая инжиниринг. Условия конкурса объявляются заранее;

7. цена, предложенная предприятием, при определении которой исходят прежде всего из цен, которые могут назначить конкуренты, а не из уровня собственных издержек или величины спроса на товар;

8. запрос о возможностях и условиях ремонта судна, высылаемый судоремонтным фирмам;

9. международные торги.

Источник: Мегаэнциклопедия "Кирилла и Мефодия" В английском языке термину "ТЕНДЕР" в контексте данной статьи соответствует слово BID.

Если мы говорим об информационной системе то, из определения термина "тендер" (5) следует, что это процедура конкурентного отбора предложения на создание информационной системы. И условия отбора известны заранее.

При этом следует помнить, что "информационная система", является весьма обширным понятием и включает в себя два больших и относительно независимых типа систем:

1. информационная система, как инфраструктура т.е. компьютеры (серверы и рабочие места пользователей), кабельная система и сетевое оборудование, телефония, сигнализация, системы видеоконференций и проч. Отметим, что хорошей инфраструктуре все равно, какая информация по ней перемещается.

2. информационная система, как средство сбора, хранения и обработки информации в соответствии с некоторой бизнес-логикой, т.е. в такой информационной системе отражаются и хранятся все специфические детали и, если угодно, тайны предприятия или организации. В этом смысле ХОРОШАЯ информационная система может работать в рамках любой ХОРОШЕЙ информационной инфраструктуры. Однако довольно часто параметры и требования системы могут не соответствовать состоянию информационной инфраструктуры предприятия.

В этой статье в качестве примера мы будем рассматривать процесс создания информационной системы управленческого учета.

Такая система относится ко второму типу систем, и тендеры на подобные системы проводятся регулярно.

Насколько позволяет формат журнальной статьи, мы постараемся дать ответы на следующие вопросы:

• А нужен ли тендер?

• Когда стоит проводить тендер?

• Кого стоит привлекать к участию в тендере?

• Как проводить оценку тендерных предложений?

• Как не испортить хорошую идею?

Итак... А нужен ли тендер?

Если цель компании - создать современную информационную систему, то этот вопрос - первый, на который стоит получить ответ. И он не столь очевиден, как может показаться на первый взгляд. Дело в том, что тендер - это весьма хлопотная затея.

Проведение тендера требует затрат.

К организационным затратам относятся:

• принятие решения о том, что предприятию нужна информационная система (возможно - новая)

• определение требований к информационной системе, и формирование комплекта тендерных документов

• формирование тендерной комиссии или комитета, и организация ее работы

• анализ рынка и выбор возможных поставщиков решений

• предварительный отбор претендентов и рассылка приглашений к участию в тендере

• серия мероприятий по разъяснению положений тендерных документов

• прием тендерных предложений и их анализ

• обеспечение конфиденциальности тендерной процедуры (если вы конечно заинтересованы в ее объективности)

• отбор победителя и заключение контракта

Каждое из перечисленных действий требует денег и, часто, очень не маленьких. Если руководство предприятия может самостоятельно принять решение о необходимости потратить деньги на новую информационную систему, то определение требований к системе и формирование комплекта документов - предмет совместной работы предприятия и консалтинговой компании.

Такая подготовка может занять не один месяц, легко прикинуть ее стоимость, зная, что один день работы хорошего консультанта стоит $400-$1000.

Анализ рынка поставщиков не имеет смысла, если не определены требования - просто непонятно, кого анализировать. Специалисты отдела АСУ в принципе могут выполнить работу по анализу, но вряд ли это является их прямой обязанностью и помощь консультанта тоже будет нелишней.

Предварительный отбор претендентов сопровождается весьма обширной перепиской. Ее кто-то должен вести, и вести по существу.

Разъяснение положений тендерных документов, может выглядеть и как общее собрание претендентов, и как индивидуальная работа с каждым претендентом. И то, и другое - расходы.

Обеспечение конфиденциальности - это вообще отдельная тема, для России весьма актуальная.

Резюме - тендер нужен, если:

• вы ТОЧНО ЗНАЕТЕ, чего хотите. Или если вы готовы к определенным затратам для того, чтобы это узнать.

• стоимость его проведения меньше 10% от стоимости закупаемой системы.

• вы не можете поступить иначе (это может быть одним из условий работы со стратегическим инвестором, или требованием закона).

Тендер не нужен, если:

• требования к системе определены нечетко и пробелы планируется восполнить в ходе тендера или проведения работ по созданию системы. Все будет еще больше запутываться.

• "система" состоит из двух рабочих мест.

• "система" автоматизирует узкий и специфический участок работы.

• создание системы и все косвенные расходы, не обеспечены финансированием.

• сроки внедрения системы не определены.

Когда стоит проводить тендер?

Выбор момента для внедрения информационной системы может явиться одной из причин успеха или неудачи. Как уже понятно, тендер стоит проводить при выборе крупной системы.

Информационная система (например - учетная) является одним из ключевых элементов бизнеса. Перефразируя известную американскую поговорку можно сказать: "Если вы не можете сосчитать, сколько у вас денег, вы никогда не станете богаты!" Переход на новые технологии учета почти всегда сопровождается изменениями в структуре предприятия. Чем больше и функциональнее система - тем крупнее могут быть изменения.

Напрашивается вывод: тендер на информационную систему стоит проводить тогда, когда предприятие занято технологическим перевооружением, переходом на новые технологии работы (что всегда влечет изменения в структуре). Так как это дорогостоящие затеи, значит у предприятия есть либо инвестор, либо хороший и постоянно расширяющийся рынок сбыта. Этот момент хорош еще и тем, что изменения структуры являются ответом на требования бизнеса, а не обусловлены самим фактом внедрения информационной системы.

Но здесь есть свои подводные камни - условия тендера обязательно должны учитывать, как будет устроено предприятие после того, как реконструкция (перевооружение, переход к новым технологиям и т.п.) завершится. А это не просто.

Кого стоит привлекать к участию в тендере?

Ответ зависит от того, насколько глубокий анализ рынка возможных поставщиков был проведен. Как правило список возможных претендентов будет не очень большим - 6-8 компаний.

Целесообразно разослать этим компаниям коммерческий запрос, с тем, чтобы приблизительно определить ценовые границы предложений. При этом необязательно упоминать о том, что вы собираетесь проводить тендер.

Этот нехитрый прием дает несколько положительных результатов: - позволит вам отсечь заранее неприемлемые предложения и, соответственно, претендентов - позволит вам более грамотно сформулировать собственно тендерное предложение, и сэкономить на работе консультантов

Критерии, по которым отсекаются претенденты могут быть самыми разными. Например, как в некоторых видах спорта - отбросьте самое дорогое и самое дешевое предложения и далее работайте с теми, кто остался.

Фактор цены очень важен, но не является главным. Вы тратите деньги на то, чтобы получить информационную систему, обладающую набором определенных качеств. Ситуацию, когда единственной целью тендера является оправдание солидных затрат мы не рассматриваем. Поэтому еще одной целью анализа рынка и поиска претендентов является отбор поставщиков сопоставимых систем.

Как проводить оценку тендерных предложений?

Обычный ответ - по цене, функциональности и расширяемости. Но любая информационная система обладает рядом фундаментальных свойств. И, как ни странно, эти свойства не имеют прямого отношения к функциональности. Если результат важен, что отбираемая система должна:

• быть внедряемой, т.е. эту систему можно внедрить за конечный срок и с конечными усилиями. В противном случае внедрение может стать развлечением на всю жизнь.

• иметь четко определенные формы и стоимость сопровождения. Иначе то, что вы приобретаете, может просто перестать работать.

• иметь хорошо прогнозируемую стоимость владения. Этот, очень важный показатель, часто просто не рассматривается. А ведь он включает в себя множество расходов, которые вам придется нести, как эксплуатирующей организации.

• ассимилировать массивы данных, которые вы уже накопили. Принцип сохранения уже сделанных инвестиций должен быть принят во внимание всеми претендентами. Это не всегда возможно, но чаще за невозможностью прячется элементарная техническая неграмотность.

• расти вместе с вашим бизнесом. Не обязательно сейчас платить за те свойства системы, которыми вы не воспользуетесь в ближайшие три года. Но система приобретается на значительно больший срок. Вряд ли ваш бизнес будет стоять на месте.

Вообще говоря, детально рассмотрение возможных критериев отбора займет пару сотен страниц, мелким шрифтом. Но при любой их комбинации лучшей защитой от ошибок будет ваш здравый смысл.

Как не испортить хорошую идею?

Всякая идея может быть доведена до абсурда. Идея тендерного отбора - не исключение. Чтобы этого избежать:

• не экономьте на подготовке тендера. Чем лучше вы его организуете, тем меньше риска, что тендер не удастся и весь ваш труд пропадет.

• проводите тендер среди поставщиков сопоставимых систем. Нет ничего более нелепого, чем одновременная рассылка тендерного предложения поставщикам систем 1С и SAP/R3. Это точно говорит о том, что вы не понимаете, чего хотите. Каждая из названных систем хороша. Но по своему.

• не провоцируйте ценовую войну между претендентами. Манипулирование ценовой информацией хорошо до известного предела. Солидные фирмы точно знают, какие уступки по стоимости они могут себе позволить. Если вы будете слишком настойчивы, то рискуете остаться один на один с малоизвестной компанией, с неустойчивым продуктом, не имеющим ни одного успешного внедрения. Последствия этого можно смело списать со своего счета.

• не перекладывайте вашу работу на претендентов. Коммерческие запросы допустимо рассылать один раз. После этого возможны некоторые уточнения и все. После седьмого коммерческого запроса вас просто перестанут принимать всерьез.

• проводите тендер именно в те сроки, которые вы объявили. Участие в тендере - это не только ваши расходы. У претендентов они тоже есть.

• не меняйте условий тендера после его начала. Лучше отмените его и проведите заново.

• выбирайте консультанта, по возможности не связанного явно ни с одним из претендентов. Вместо системы, которая нужна вам, вы получите ту, которая нравится консультанту.

• думайте сами. Консультант не несет ответственности за воплощение своих советов на практике.

• тендер - это выбор одного из, как минимум, двух. Если есть только два претендента, или, напротив, их больше семи, значит вы где-то допустили серьезную ошибку.

• Есть вещи, которые можно относительно недорого купить, но безумно тяжело содержать. Некоторые информационные системы обладают этим коварным качеством.

• Спрогнозируйте стоимость владения. Если окажется, что для внедрения системы стоимостью $75000 (вместе с работами) может потребоваться купить сервер и сетевое оборудование стоимостью $300000, то нужна ли вам такая система? Если окажется, что вы просто не можете себе позволить содержать специалистов, без которых система не работоспособна - кто будет в этом виноват?

В заключение хочется сказать, что эта статья не охватывает даже небольшой части вопросов, связанных с проведением тендера. Например, такой важный элемент, как тендерный залог. Понятно, что тендер является весьма мощным инструментом. Но, как известно, "недостатки - это продолжение достоинств". И пользоваться этим инструментом надо с известной осторожностью, трезво оценивая свои цели и силы.



Все статьи